Một thư chúc Tết gửi khách hàng, đối tác gồm năm phần: lời gọi có tên người nhận, một câu cảm ơn về sự hợp tác trong năm, lời chúc năm mới cho người nhận và gia đình hoặc công ty họ, thông tin cần thiết như lịch nghỉ Tết, và chữ ký của người thật. Thư ngắn, giọng chừng mực, không quảng cáo; thư chúc Tết là để giữ quan hệ, không phải để bán hàng.
Bài dành cho người phải soạn thư, thiệp, tin nhắn chúc Tết từ phía doanh nghiệp hay cửa hàng: nhân viên văn phòng, chủ cửa hàng nhỏ, người phụ trách chăm sóc khách. Phong tục đi chúc Tết bạn hàng tận nơi là một chuyện riêng; ở đây chỉ bàn phần chữ: viết gì, gửi qua đâu, lúc nào, và những lỗi làm thư chúc thành thư rác.
Bố cục năm phần của một thư chúc Tết
Áp dụng được cho thư điện tử, thiệp in, thiệp viết tay hay tin nhắn dài. Với tin nhắn ngắn, giữ phần một, hai, ba và năm.
- Lời gọi có tên. “Kính gửi anh Nguyễn Văn A” hay “Thân gửi chị B” tuỳ mức quan hệ. Thư mở bằng “Kính gửi Quý khách hàng” không tên được đọc như thư gửi hàng loạt và phần lớn bị bỏ qua.
- Một câu cảm ơn cụ thể. Nhắc đúng việc đã làm cùng nhau: đơn hàng đầu tiên, lần giao gấp trước Tết, lời góp ý giúp sản phẩm tốt hơn. Câu cụ thể biến thư mẫu thành thư riêng.
- Lời chúc năm mới. Chúc sức khoẻ, bình an cho người nhận và gia đình; với công ty đối tác thì chúc năm làm việc thuận lợi. Một đến hai câu là đủ.
- Thông tin cần biết. Lịch nghỉ Tết, ngày làm việc lại, số trực nếu có đơn gấp được ghi ở phần chữ ký hay một dòng riêng. Đây là phần khách thật sự cần, đặt gọn và rõ.
- Chữ ký người thật. Tên người phụ trách, chức danh, tên công ty. Thư ký bằng “Ban Giám đốc” chung chung khó tạo cảm giác có người đứng sau.
Năm phần trên, viết đủ thì thư dài chừng một trăm đến hai trăm chữ. Đó là độ dài khách đọc hết trên điện thoại mà không phải cuộn nhiều.
Mẫu thư theo từng kiểu quan hệ
Các mẫu là mẫu tự soạn để chỉnh theo doanh nghiệp của bạn. Phần trong ngoặc là chỗ thay bằng chi tiết thật.
| Người nhận | Mẫu tự soạn |
|---|---|
| Đối tác lâu năm | “Kính gửi anh A, năm (thứ năm) hai bên làm việc cùng nhau, công ty chúng em luôn biết ơn sự tin cậy của anh và quý công ty, nhất là đợt (giao hàng gấp tháng Mười). Nhân dịp năm mới, chúng em kính chúc anh và gia đình mạnh khoẻ, an khang; chúc quý công ty một năm làm ăn thuận lợi. Kính thư.” |
| Khách hàng thân của cửa hàng nhỏ | “Chị B ơi, cảm ơn chị đã ủng hộ tiệm suốt năm, lại còn giới thiệu thêm mấy bạn. Tiệm chúc chị và cả nhà năm mới khoẻ, vui. Tiệm nghỉ từ (ngày) đến (ngày), mở lại sẽ báo chị nhé.” |
| Khách hàng mới trong năm | “Kính gửi anh C, cảm ơn anh đã chọn công ty trong năm đầu hai bên hợp tác. Những góp ý của anh ở (đơn hàng thử) giúp bên em làm tốt hơn nhiều. Chúc anh năm mới mạnh khoẻ, mọi việc suôn sẻ, mong năm tới tiếp tục được đồng hành.” |
| Nhà cung cấp | “Gửi chị D và các anh chị bên kho, cảm ơn cả nhóm đã giữ hàng đều đặn cho bên em suốt mùa cao điểm. Chúc mọi người năm mới khoẻ, nghỉ Tết trọn vẹn.” |
| Khách hàng ở nước ngoài | “Dear Mr. E” cũng được nếu khách không đọc tiếng Việt; phần lời chúc giải thích ngắn rằng Tết là năm mới âm lịch của người Việt, công ty nghỉ từ ngày nào đến ngày nào, và chúc một năm mới tốt đẹp. |
Nhà cung cấp và những người ít được cảm ơn trong chuỗi làm việc như bên vận chuyển, bên kho, bên kế toán của đối tác thường nhớ thư chúc Tết lâu hơn khách hàng lớn, vì họ ít nhận được thư như vậy.
Những thứ làm thư chúc Tết thành thư rác
Kèm mã giảm giá, chương trình khuyến mãi. Thư chúc Tết mà nửa dưới là quảng cáo xả hàng thì khách đọc như thư quảng cáo. Muốn báo khuyến mãi, gửi thư riêng vào lúc khác.
Ảnh nặng, thiệp động có nhạc. Nhiều hộp thư công ty chặn tệp lớn; khách mở trên điện thoại phải chờ tải. Một tấm ảnh nhẹ hoặc không ảnh vẫn hơn.
Gửi cùng lúc với hàng nghìn địa chỉ trong ô người nhận. Vừa lộ danh sách khách hàng của mình, vừa khiến khách thấy mình chỉ là một dòng trong danh sách. Dùng tính năng gửi riêng từng người hoặc ô ẩn người nhận.
Lời chúc chép mạng có câu thơ không rõ nguồn. Nhiều mẫu trên mạng chèn những câu thơ chúc Tết mà không ai rõ tác giả, có câu là thơ của người có bản quyền. Viết bằng lời của doanh nghiệp, giản dị, vẫn an toàn và chân thành hơn.
Hứa hẹn quá đà. “Chúc quý khách năm mới chắc chắn phát tài như ý” nghe như quảng cáo. Lời chúc doanh nghiệp không cần hứa, chỉ cần mong.
Sai tên, sai chức danh. Lỗi nhỏ nhất mà cũng tệ nhất. Kiểm tra danh sách gửi trước, nhất là khi gộp từ nhiều nguồn, tránh gửi “Kính gửi anh” tới một chị.
Gửi lúc nào, qua kênh nào
Thư chúc Tết doanh nghiệp thường gửi trong khoảng mười ngày trước kỳ nghỉ, khi khách còn đang làm việc và còn đọc thư công việc. Gửi vào mùng Một, thư chìm giữa lời chúc của gia đình, bạn bè, và nhiều người không mở hộp thư công việc trong những ngày nghỉ. Riêng tin nhắn ngắn cho khách thân thì gửi chiều ba mươi hoặc sáng mùng Hai cũng hợp.
Kênh nào tuỳ quan hệ. Đối tác lớn, khách hàng doanh nghiệp: thư điện tử trang trọng, kèm thiệp giấy nếu có điều kiện. Khách cá nhân của cửa hàng nhỏ: tin nhắn qua ứng dụng mà khách vẫn dùng để đặt hàng, giọng thân hơn. Khách lâu năm, quan trọng: một cuộc gọi ngắn hoặc thiệp viết tay vài dòng của chính chủ doanh nghiệp, giá trị hơn mọi thư in sẵn.
Lịch nghỉ Tết nên báo trong cùng thư với lời chúc hoặc ngay sau đó, nhất là với khách có đơn định kỳ. Khách cần biết trước để đặt hàng sớm; để họ gọi tới mới biết công ty nghỉ là lỗi phục vụ, không phải lỗi lời chúc.
Thiệp viết tay và chữ ký của người đứng đầu
Với nhóm khách quan trọng nhất, một tấm thiệp có vài dòng viết tay của giám đốc hay chủ cửa hàng vẫn là cách được nhớ lâu nhất. Không cần viết dài; hai câu là đủ, một câu nhắc chuyện chung, một câu chúc. Phần còn lại của thiệp có thể in sẵn. Chữ viết tay không cần đẹp, chỉ cần rõ và có tên người nhận.
Nếu số lượng thiệp lớn, chia cho từng người phụ trách khách đó ký và viết thêm một dòng, thay vì để một người ký hàng trăm tấm. Khách biết rõ ai là người làm việc với mình, chữ ký của người ấy có ý nghĩa hơn chữ ký của lãnh đạo mà họ chưa gặp bao giờ.
Khi muốn gửi kèm một món nhỏ, như một đôi câu đối giấy, một bức tranh chữ để bàn làm việc, có thể xem thêm vật phẩm trên Vật Phẩm Phong Thủy. Quà doanh nghiệp có quy định riêng ở nhiều nơi, nhiều tập đoàn hạn chế nhân viên nhận quà; lời chúc và lời cảm ơn mới là phần chính.
Khi năm cũ có trục trặc với khách
Không phải khách nào cũng kết thúc năm trong vui vẻ. Có khách từng phàn nàn về một lô hàng lỗi, có đối tác từng chậm thanh toán, có hợp đồng phải thương lượng lại căng thẳng. Thư chúc Tết gửi những người này vẫn nên gửi, vì đó là dịp tự nhiên để nối lại quan hệ, nhưng lời lẽ phải khác thư thường.
Đừng giả như chưa có chuyện gì, cũng đừng mở lại cuộc tranh luận trong thư chúc. Một câu thừa nhận nhẹ nhàng là đủ: “Năm qua có lúc bên em chưa làm anh hài lòng, cảm ơn anh đã kiên nhẫn góp ý để bên em sửa.” Sau đó chúc năm mới như bình thường, và nếu có thay đổi cụ thể đã làm, nói một câu ngắn về thay đổi ấy. Không xin lỗi dài dòng, không đổ lỗi cho bên thứ ba.
Với đối tác đang chậm thanh toán, thư chúc Tết không phải chỗ nhắc nợ. Tách hai việc ra: lời chúc gửi đúng dịp, việc đối chiếu công nợ gửi bằng thư công việc riêng. Trộn hai thứ vào một thư làm cả lời chúc lẫn lời nhắc đều mất tác dụng, và người nhận dễ thấy bị xúc phạm ngay trước Tết.
Danh sách kiểm tra trước khi bấm gửi
Mười phút soát lại trước khi gửi tránh được những lỗi khó gỡ khi thư đã đi:
- Tên người nhận, giới tính, chức danh đúng chưa; tên công ty viết đúng chính tả chưa.
- Ô người nhận đã ẩn danh sách chưa, hay gửi riêng từng người.
- Có câu cảm ơn cụ thể chưa, hay toàn câu chung chung.
- Lịch nghỉ Tết và ngày làm việc lại đã đúng với lịch công ty chưa.
- Có câu nào quảng cáo, khuyến mãi lẫn vào không; có câu hứa hẹn quá đà không.
- Ảnh nhẹ, mở được trên điện thoại; không kèm tệp lạ dễ bị bộ lọc thư chặn.
- Người ký là người thật, có tên và chức danh; thông tin liên hệ chính xác.
- Tiêu đề thư rõ ràng, ví dụ “Thư chúc mừng năm mới và lịch nghỉ Tết”, không viết hoa toàn bộ, không chèn ký tự lạ.
Gửi thử một bản cho chính mình hoặc đồng nghiệp trước, đọc trên điện thoại. Thư đẹp trên máy tính có khi vỡ bố cục trên màn hình nhỏ.
Câu hỏi thường gặp
Nên gửi thư chúc Tết khách hàng trước Tết bao lâu?
Phổ biến là khoảng một đến hai tuần trước kỳ nghỉ, khi khách còn đọc thư công việc. Gửi quá sớm thì không khí Tết chưa tới, gửi vào mùng Một thì thư dễ bị bỏ qua. Tin nhắn ngắn cho khách thân có thể gửi chiều ba mươi.
Thư chúc Tết có nên kèm thông báo khuyến mãi không?
Không nên. Thư chúc Tết là để cảm ơn và giữ quan hệ; chèn khuyến mãi biến nó thành thư quảng cáo, khách dễ bỏ qua hoặc đánh dấu thư rác. Thông báo khuyến mãi nên gửi riêng vào lúc khác.
Thư chúc Tết của doanh nghiệp nên xưng hô thế nào?
Thư doanh nghiệp thường xưng công ty hoặc chúng em với khách lớn tuổi, khách thân; với đối tác ngang hàng nhiều nơi dùng tên công ty làm chủ ngữ. Chọn một cách xưng và giữ nhất quán từ đầu đến cuối thư.
Có nên dùng thơ chúc Tết trong thư gửi khách hàng?
Chỉ dùng khi chắc chắn nguồn gốc, ví dụ câu đối dân gian quen thuộc. Nhiều bài thơ chúc Tết trên mạng không rõ tác giả hoặc thuộc tác giả còn bản quyền. Viết bằng lời của doanh nghiệp, giản dị, vẫn là lựa chọn an toàn hơn.
Khách hàng nước ngoài có cần thư chúc Tết âm lịch không?
Thư ngắn giải thích Tết là năm mới âm lịch của Việt Nam, kèm lịch nghỉ của công ty, rất hữu ích, vì đối tác nước ngoài cần biết vì sao công ty ngừng giao dịch nhiều ngày. Lời chúc trung tính, có thể kèm câu chúc mừng năm mới bằng tiếng Việt và giải nghĩa.
Cửa hàng nhỏ có cần gửi thư chúc Tết cho khách không?
Không cần thư trang trọng, nhưng một tin nhắn ngắn cho khách quen, có tên và có lời cảm ơn, giúp giữ quan hệ rất tốt. Kèm lịch nghỉ và ngày mở lại để khách tiện đặt hàng. Tránh gửi cho cả danh bạ những người chỉ mua một lần.