Viết lời chúc thay người khác chỉ đúng khi lời ấy nghe như chính người đứng tên nói: dùng xưng hô của họ, nhắc chuyện của họ, giữ cách nói của họ, và được họ đọc lại trước khi gửi. Người viết hộ là người cầm bút, không phải người lên tiếng.
Có nhiều lúc phải viết thay: con viết tin nhắn hộ bố mẹ đã lớn tuổi, người đại diện viết thiệp cho cả lớp, nhân viên soạn thiệp chúc Tết để sếp ký, thư ký soạn thư của đơn vị gửi đối tác. Bài chỉ cách hỏi chuyện người đứng tên trong vài phút, cách viết thay một tập thể mà không ai thấy mình bị bỏ ra ngoài, và những lời không nên viết thay.
Những lúc phải viết thay
Trường hợp gần gũi nhất là trong nhà. Ông bà, cha mẹ lớn tuổi muốn chúc Tết bạn cũ, chúc mừng đám cưới con của người quen, nhưng không quen gõ chữ trên điện thoại. Con cháu ngồi bên, nghe ông bà nói rồi gõ hộ. Đây là việc viết thay dễ nhất, vì người đứng tên ngồi ngay đó, nói gì gõ nấy.
Trường hợp thứ hai là tập thể. Một lớp học muốn tặng thiệp cô giáo, một phòng ban muốn chúc mừng đồng nghiệp sinh con, một nhóm bạn muốn gửi lời mừng cưới. Thường có một người được giao viết, và người ấy phải nói thay cho mười, hai mươi người khác nhau.
Trường hợp thứ ba là công việc. Nhân viên hành chính soạn thiệp Tết để giám đốc ký gửi đối tác, thư ký soạn lời chúc mừng sinh nhật nhân viên thay ban lãnh đạo, người phụ trách truyền thông soạn thư chúc mừng ngày thành lập của khách hàng. Lời chúc ở đây mang tên một người hoặc một đơn vị, nhưng do người khác viết.
Ba trường hợp khác nhau về giọng, nhưng chung một nguyên tắc: người đọc sẽ hiểu đó là lời của người đứng tên. Nếu lời ấy nghe lạ so với cách người đứng tên vẫn nói, người nhận sẽ nhận ra, và lời chúc mất đi phần quý nhất.
Năm nguyên tắc khi viết thay
Dùng xưng hô của người đứng tên, không phải của mình. Con viết hộ mẹ gửi bạn của mẹ thì xưng theo mẹ, có thể là "mình", "chị", "tớ". Chuyển thành giọng của người con là lỗi hay gặp nhất.
Nhắc chuyện của người đứng tên. Chi tiết thật phải là chuyện giữa người đứng tên và người nhận, không phải chuyện người viết biết. Nếu không biết, hỏi; đừng tự bịa một kỷ niệm.
Giữ cách nói của họ. Bố quen nói ngắn, đừng viết hộ bố một đoạn văn bay bổng. Sếp quen giọng thẳng thắn, đừng soạn cho sếp một lá thư đầy tính từ. Người nhận biết rõ người đứng tên nói thế nào; một chữ lạ giọng là đủ để họ đoán ra có người viết hộ.
Không thêm điều người đứng tên không định nói. Lời hứa, lời mời, lời xin lỗi, lời nhận xét về người khác chỉ được đưa vào khi người đứng tên đồng ý rõ ràng.
Cho người đứng tên đọc lại. Trước khi gửi, đọc to cho họ nghe hoặc đưa họ xem. Đây là bước biến bản nháp của bạn thành lời của họ, và tránh được những câu họ không muốn gửi.
Hỏi chuyện người đứng tên trong năm phút
Bạn không cần viết hay; bạn cần biết đủ chuyện. Năm câu hỏi dưới đây thường đủ cho một lời chúc:
- Người nhận là ai với anh chị, bố mẹ, ông bà? Gọi họ thế nào, xưng thế nào?
- Lần gần nhất hai người gặp hoặc nói chuyện là khi nào, về chuyện gì?
- Có điều gì về người nhận mà anh chị quý, hoặc một kỷ niệm hay nhớ?
- Người nhận đang có chuyện gì: vui, buồn, ốm, bận, vừa có cháu, vừa nghỉ hưu?
- Anh chị muốn chúc điều gì nhất, nếu chỉ chọn một điều?
Ghi lại câu trả lời bằng chính chữ của người đứng tên. Nhiều khi câu trả lời cho câu thứ ba, như "bà ấy nấu canh cua ngon nhất xóm", đã là một nửa lời chúc. Bạn chỉ cần sắp xếp lại, thêm lời gọi ở đầu và tên ở cuối.
Ví dụ giả định: mẹ kể bạn cũ của mẹ hồi trẻ hay chở mẹ đi học bằng xe đạp. Lời chúc Tết gõ hộ có thể là "Mình chúc Thu năm mới khoẻ nhé, nhớ hồi Thu chở mình đi học qua cái dốc đầu làng". Câu ấy chỉ mẹ mới nói được, và người bạn đọc là nhận ra ngay.
Với ông bà, cha mẹ lớn tuổi, hỏi chậm và để họ kể. Họ thường kể dài hơn mức cần, nhưng chính trong đoạn kể ấy có chi tiết làm lời chúc thành của họ.
Viết thay một tập thể
Khó nhất của lời chúc tập thể là mỗi người trong nhóm có một quan hệ khác nhau với người nhận. Người viết dễ rơi vào hai thái cực: hoặc viết chung chung để ai cũng đứng tên được, hoặc viết theo cảm nhận riêng của mình rồi ghi tên cả nhóm. Cách đầu nhạt, cách sau khiến người khác trong nhóm thấy lời chúc không phải của họ.
Cách làm cân bằng là gom ý trước khi viết. Hỏi nhanh trong nhóm: mỗi người nhớ gì về người nhận, muốn chúc gì. Chọn một hai chi tiết nhiều người cùng nhắc làm phần chính, viết lời chúc bằng giọng "chúng em", "cả phòng", rồi chừa chỗ cho từng người ký hoặc viết thêm một dòng ngắn.
Phần ký tên là chỗ thể hiện đây là lời của cả nhóm. Nếu là thiệp giấy, để từng người tự ký; nếu là thiệp điện tử, ghi đủ tên từng người thay vì chỉ ghi "tập thể lớp". Người nhận thường đọc kỹ danh sách tên, và một cái tên bị sót có thể khiến cả người nhận lẫn người bị sót đều thấy không vui.
Nếu nhóm có người lớn tuổi hơn hoặc có vai cao hơn người viết, nhờ họ đọc lại bản nháp trước. Việc này vừa giúp lời chúc chín hơn, vừa tránh được cảm giác người trẻ nhất nhóm đang nói thay cho các anh chị.
Viết thay theo người đứng tên
Bảng tóm tắt những điểm cần giữ khi soạn lời chúc cho người khác ký tên. Mỗi trường hợp có một chỗ hay sai riêng.
| Người đứng tên | Xưng hô, giọng | Chỗ hay sai | Cần kiểm trước khi gửi |
|---|---|---|---|
| Bố mẹ, ông bà gửi bạn cũ | giọng của họ, câu ngắn, có thể dùng từ địa phương | viết theo giọng người trẻ, dùng biểu tượng cảm xúc | đọc to cho họ nghe từng câu |
| Ông bà gửi cháu ở xa | ông bà – cháu, giọng ấm, dặn dò nhẹ | viết thành lời răn dạy dài | có tên cháu và chuyện riêng của cháu không |
| Sếp gửi nhân viên | anh chị – em, ngắn, cụ thể | lời khen chung chung dùng cho cả công ty | có nhắc đúng việc người nhận đã làm không |
| Sếp gửi đối tác | trang trọng vừa phải, xưng theo quan hệ thật | văn mẫu dài, chồng tính từ | tên, chức danh đối tác, tên đơn vị viết đúng |
| Đơn vị gửi khách hàng | xưng bằng tên đơn vị, gọi quý khách | giọng quảng cáo, chèn ưu đãi vào lời chúc | tách lời chúc khỏi thông tin bán hàng |
| Cả lớp, cả phòng | chúng em, cả phòng | giọng riêng của người viết | danh sách tên đủ, không sót ai |
Riêng lời chúc của đơn vị gửi khách hàng: nên tách hẳn lời chúc khỏi thông báo khuyến mãi. Một tấm thiệp chúc Tết kèm mã giảm giá khiến người nhận nghĩ lời chúc chỉ là cái cớ để bán hàng.
Khi chính bạn nhờ người khác hoặc công cụ viết hộ
Chiều ngược lại cũng thường gặp: bạn bận, hoặc thấy mình viết vụng, nên nhờ người khác hay một công cụ viết tự động soạn lời chúc. Không có gì sai, miễn là bạn coi bản họ đưa là bản nháp. Bản nháp đó không biết bạn gọi người nhận là gì, hai người đã có chuyện gì, người nhận đang vui hay buồn.
Cách dùng hợp lý là tự trả lời năm câu hỏi ở phần trên, đưa câu trả lời cho người viết hộ, rồi sửa bản họ đưa: đổi xưng hô cho đúng, cắt bớt tính từ, giữ lại chi tiết thật. Nếu sau khi sửa mà bạn đọc lên vẫn thấy không giống mình, hãy viết lại câu ấy bằng chữ của bạn, dù vụng.
Một lời chúc do người khác soạn nhưng bạn đã sửa thành giọng mình thì vẫn là lời của bạn. Một lời chúc chép nguyên từ bản người khác soạn, gửi cho người thân thiết, thì dễ bị nhận ra, và người nhận có thể buồn hơn là khi bạn chỉ gửi một câu ngắn tự viết.
Những lời không nên viết thay
Có những lời chỉ có giá trị khi chính người đứng tên tự nói hoặc tự viết. Với những lời này, người viết hộ chỉ nên giúp sắp xếp ý, không nên soạn thay:
- Lời xin lỗi: một lời xin lỗi do người khác soạn rất dễ nghe ra là không thật lòng.
- Lời chia buồn với người thân thiết của người đứng tên: nỗi buồn chung giữa hai người không thể nói bằng giọng người thứ ba.
- Lời tỏ tình, lời cầu hôn: lý do thì ai cũng hiểu.
- Lời hứa về tiền bạc, công việc: người viết hộ không có quyền hứa thay; viết vào thiệp là đặt người đứng tên vào thế khó.
- Chuyện riêng tư người đứng tên chưa muốn kể: như bệnh tình, chuyện gia đình; người viết hộ biết chuyện không có nghĩa được đưa vào lời chúc.
Với những lời ấy, nếu người đứng tên ngại viết, gợi ý họ nói trực tiếp hoặc gọi điện. Một câu vụng về nói bằng giọng thật đáng giá hơn mọi đoạn văn trơn tru viết thay.
Người viết hộ cũng nên biết dừng: khi được nhờ soạn một lời mà mình thấy không ổn, như lời chúc có ý mỉa người nhận, cứ nói thẳng với người đứng tên. Giữ được sự tin cậy của cả hai phía quan trọng hơn hoàn thành đúng yêu cầu.
Câu hỏi thường gặp
Viết hộ bố mẹ tin nhắn chúc Tết bạn của họ thì xưng thế nào?
Xưng theo cách bố mẹ vẫn xưng với người bạn đó, thường là "mình", "tớ", "anh", "chị", không phải "cháu" như khi bạn nói với họ. Hỏi bố mẹ một câu trước khi gõ, và đọc to lại để bố mẹ nghe xem có giống lời mình không.
Soạn thiệp Tết để sếp ký gửi đối tác thì cần lưu ý gì?
Giữ giọng gần với cách sếp vẫn nói, ngắn gọn và trang trọng vừa phải. Kiểm thật kỹ tên, chức danh của người nhận và tên đơn vị. Nếu có thể, để chỗ cho sếp tự viết tay một dòng ngắn; một dòng viết tay giúp tấm thiệp in sẵn thành lời của người ký.
Viết thiệp chung cho cả lớp mà ai cũng muốn góp ý thì làm sao?
Gom ý nhanh bằng một câu hỏi chung, chọn một hai chi tiết nhiều người nhắc nhất làm phần chính, viết bằng giọng "chúng em". Sau đó để từng bạn ký tên hoặc viết thêm một dòng ngắn. Như vậy vừa có lời chung, vừa có tiếng nói riêng.
Có nên nói với người nhận là lời chúc do người khác viết hộ?
Với tin nhắn con cháu gõ hộ ông bà, nhiều nhà ghi thêm một dòng như "cháu gõ hộ ông" ở cuối, người nhận thấy rất tự nhiên. Với thiệp công việc, không cần nói. Điều quan trọng là người đứng tên đã đọc và đồng ý với lời chúc ấy.
Nhờ công cụ viết tự động soạn lời chúc có bị coi là thiếu chân thành không?
Phụ thuộc vào cách dùng. Nếu bạn đưa đủ chuyện thật, sửa xưng hô, cắt bớt và đọc lại bằng giọng mình, lời chúc vẫn là của bạn. Nếu chép nguyên bản gửi cho người thân, người nhận dễ nhận ra và có thể thấy hụt hẫng.
Người đứng tên không có thời gian đọc lại thì có gửi được không?
Với lời chúc chung, ngắn, không có lời hứa hay chuyện riêng, có thể gửi nếu bạn đã được giao toàn quyền. Với lời chúc có chi tiết cá nhân, nên chờ họ xem lại, dù chỉ một phút. Gửi sai một chi tiết dưới tên người khác khó sửa hơn gửi muộn một chút.